Por ejemplo, una empresa de construcciones gestiona sus documentos con un sistema de gestión documental. Si esta empresa trabaja en base a proyectos, el administrador creará los proyectos y permitirá el acceso a dichos proyectos a los usuarios que trabajen en él. Los arquitectos de la empresa constructora deberán tener acceso a sus proyectos y poder editar la información a medida que vayan avanzando con su trabajo. Por tanto, estos arquitectos necesitarán una licencia completa. Si colabora un arquitecto externo a la empresa, este no hace falta que tenga licencia completa, sólo una limitada que sólo le permita subir ciertos documentos y consultar ciertos datos del proyecto en el que está participando. Asimismo, en el caso de los operarios, estos sólo necesitarán acceso al sistema para ver ciertos detalles del edificio que están construyendo. Así que estos usuarios necesitarán una licencia limitada.
¿Cuánto suele costar una licencia de software?
El coste de una licencia depende de muchas variantes. Lo primero sería ver si el software es: freeware (cuyas licencias son gratuitas); shareware (son gratuitas, pero con funcionamiento limitado); libre (puede ser cambiado, usado y redistribuido con las modificaciones); propietario (tanto de código abierto como cerrado).
Coste según tipo de adquisición
Los proveedores pueden ofrecer sus licencias en modo:
- Compra: el coste inicial de este tipo de licencias es bastante superior a si se alquila. Esto se debe a que es un pago único. Este es el modelo tradicional de las soluciones que se instalan on-premise. Sin embargo, eso no quiere decir que todas las licencias on-premise sean de pago único, ni que ninguna licencia en la nube sea de compra única (aunque sí que es algo muy poco común).
- Alquiler: el modelo más común es el Software como servicio (SaaS). Estas son cada vez más comunes y, especialmente, en las implementaciones cloud. Con este modelo de pago de licencias, la empresa paga una cantidad bastante menor de coste inicial. Algunos proveedores permiten que el número de licencias usadas cambie de mes en mes, otros requieren que las licencias se alquilen por periodos de tiempo más largos.
Coste según el tipo de usuario
El precio de las licencias variará dependiendo de si son para administradores, para usuarios completos o limitados. Cuanto más derechos tenga la licencia, mayor será el coste. Además, tampoco valdrán lo mismo las licencias de administrador o completo una solución de SAP que la de una herramienta menos conocida o compleja.
Coste según si se adquieren una a una o por paquetes
Dependiendo del software, del proveedor y del fabricante, las licencias se podrán adquirir individualmente o por paquetes (o volumen). En algunas ocasiones, cuando se adquieren las licencias por paquetes, el proveedor permite adquirir una cierta cantidad extra de forma individual. Generalmente, esto sucede cuando la diferencia del número de licencias entre un paquete y otro es bastante grande.
Coste según tipo de paquetes
Algunos softwares se ofrecen en distintos tipos de paquetes. Por ejemplo, los paquetes pueden venir en versión básica, business y Enterprise. La versión básica tiene licencias con derechos muy reducidos y para pocos usuarios. Esta versión suele ser para start-ups y autónomos.
En el caso de las business, el precio es superior que el de la versión básica y permite el uso a más usuarios. Este modelo suele ser escogido por empresas pymes. Por último, las licencias enterprise son las más costosas, pero también son las que más derechos y funcionalidades otorgan a los usuarios. Este tipo de licencias suelen ser adquiridas por empresas grandes.
